2020/06/19
【弁護士監修】残業代未払いは証拠集めが大切！請求する流れや証拠となるものとは？
執筆者 編集部
これまでサービス残業をしてきたという方の中には、「未払いになっている残業代はどうすることもできないのだろうか……」と疑問や不満を感じている方もいるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、未払い残業代が請求できるケースとできないケースや、請求の仕方についてご紹介します。請求のカギとなる「証拠集め」についても、正しい知識を得られるでしょう。残業代が未払いになっている方は、ぜひ参考にしてみてください。
【監修】鎧橋総合法律事務所 早野述久 弁護士（第一東京弁護士会）
監修者プロフィール
・株式会社日本リーガルネットワーク取締役
監修者執筆歴
・ケーススタディで学ぶ債権法改正、株主代表訴訟とD&O保険ほか
【目次】
1. 未払い残業代は必ずしも請求できるわけではない
未払いになっている残業代がある場合、会社に対して未払い分を請求できます。しかし、ケースによってはできないこともあるので注意が必要です。この章では、未払い残業代を請求できる条件や、請求できないケースの具体例を解説します。請求を検討している方は、請求できる条件を満たしているかどうかぜひチェックしてみてください。
1-1. 未払い残業代が請求できる条件
未払い残業代はすべての方が請求できるわけではありません。一般的な労働者の場合、以下に挙げる項目にあてはまる方は未払い残業代を請求できるでしょう。
・会社の所定労働時間を超えた分（時間外労働の上限内）の残業代が出ていない
・法定労働時間を超えた分の割増賃金（1.25倍）が適用されていない
・深夜労働分の割増賃金（1.5倍）が適用されていない
・休日労働分の割増賃金（所定休日：1倍・法定休日：1.35倍）が適用されていない
・本来労働時間とみなされる時間が不当にカウントされていない
・自宅に仕事をもち帰って残業している
・残業代の出ない管理監督者扱いになっているが実態は「名ばかり管理職」
・裁量労働制が正しく利用されていない（裁量労働制の要件にあてはまっていない、すべての残業代がないなど）
・変形労働時間制だが、月・年単位で所定労働時間をオーバーしている
・固定残業制が正しく利用されていない（どれだけ残業しても残業代が変わらないなど）
1-2. 請求できない場合
未払い残業代が発生していなければ、請求はできません。以下に挙げる雇用形態の場合、会社がその雇用形態について正しい理解をもって対応していれば、未払い残業代は発生しないと考えられます。
・フレックスタイム制：一定の単位（1か月以内）で労働時間を管理して賃金精算をする制度。法定労働時間を超えてもすぐに残業代は発生しない。
・裁量労働制：特定の業務について、実務時間に関係なく成果に対して賃金を払う制度。
・事業場外のみなし労働制：会社の外で仕事をする場合に、所定時間働いたとみなす制度。
・固定割増賃金制度（固定残業代制）：固定支給分に関しては割増賃金を適用されたものとして処理される制度。固定支給分を超える割増賃金が発生しなければ別途請求はできない。
・管理監督者：経営者と一体的立場にある管理監督者にあたる場合、時間外労働・休日労働に対する割増賃金は発生しない。
そのほか、「天候などの自然条件に左右される労働者」「断続的業務の労働者」「公務員」は雇用形態によって残業代を請求できないことがあります。
2. 未払い残業代を請求する手順
未払い残業代を請求できる条件を満たしている場合は、早めに請求しましょう。この章では、実際に請求する手順について詳しく解説します。請求を行う前に知る必要がある「未払い残業代の額」を計算で求める方法もわかりやすくまとめました。まずは、計算方法から確認しましょう。
2-1. 未払いの残業代を計算する
基本となる式は「1時間あたりの賃金×残業時間×割増率」です。この基本計算式に、実際の数字をあてはめて残業代を求めましょう。
1時間あたりの賃金は、日給制であれば日給を8時間（1日の法定労働時間）で割れば算出が可能です。月給制であれば「月給÷1か月の平均所定労働時間」で計算しましょう。1か月の平均所定労働時間の計算方法は、「（365日－1年間の休日数）×1日の所定労働時間数÷12」です。
残業時間については、自身の残業時間をそのままあてはめます。割増率は、労働の種類によって異なるため、以下を参考にしてください。
・時間外労働（法定労働時間を超えた残業）：1.25倍
・時間外労働（大企業において、1か月60時間を超えた残業）：1.5倍
・深夜労働（22時~5時に行う労働)：1.25倍
・休日労働（法定休日の労働)：1.35倍
・時間外労働＋深夜労働：1.5倍
・休日労働（法定休日の労働)＋深夜労働：1.6倍
2-2. 証拠を集める
未払いの残業代があっても証拠がなければ請求は難しいのが現実です。証拠がなければ会社は支払いに応じないかもしれません。また、証拠がないと残業代を正確に計算することも困難でしょう。
証拠のない（請求できない）未払い残業代をこれ以上増やさないよう、できるだけ早く証拠集めに動くことが大切です。どのような証拠が有効なのかは、のちほど詳しく解説します。
2-3. 会社と話し合う
証拠が集まり残業代の計算もできたら、まずは会社に未払い残業代を支払うよう交渉しましょう。法令遵守の意識をもっている会社であれば、直接交渉（話し合い）でも支払いに応じる可能性が高いといえます。
しかしコンプライアンスの意識が低い会社の場合は難しいかもしれません。まともに話を聞いてくれない会社もありますが、証拠を見せて話し合ってみましょう。話し合いで双方が納得できれば、もっとも労力をかけずに済むかたちです。
2-4. 退職後の場合は内容証明を送る
話し合いがうまくいかない場合やすでに退職している場合には、内容証明郵便を送る方法があります。内容証明郵便は、文書の内容を郵便局が証明してくれる郵便の特殊取扱です。
送る際は「雇用契約の内容」「残業の事実・残業代未払いの事実」「証拠がある旨」「残業代の額」「請求額・支払い期限」「振込口座」なども記載しましょう。弁護士に相談し、代わりに作成・郵送をしてもらうこともできます。
2-5. 会社と話し合う
直接交渉で支払ってもらえない場合は、労基署（労働基準監督署）に申告するという手もあります。労基署の指導・勧告によって会社が動くこともあるためです。申告の際は、証拠を用意しましょう。
ただし、労基署に申告したからといって解決できるとはかぎりません。その理由はのちの章（未払い残業代請求で失敗事例から学ぶこと｜労基署頼りでも解決しない）で触れます。
2-6. 解決しないなら裁判
交渉しても解決に至らない場合、裁判所に判決を出してもらうことになるでしょう。ひとつは「労働審判」という方法があります。これは労働問題の迅速な解決を図るための法的手続きで、訴訟より早期の解決が期待でき、結果が確定すれば判決と同一の効力があるのが特徴です。それでも解決できなければ、最終手段として民事訴訟を起こす方法があります。
3. もっとも大事な「証拠集め」
証拠がなければ未払い残業代の請求はうまくいきません。この章では、未払い残業代の請求においてもっとも大切といえる「証拠集め」について詳しく解説します。具体的にどのような資料が有効な証拠として使えるのか、ひとつひとつ見ていきましょう。
3-1. 証拠があるかないかで変わってくる
証拠があるかないかは、未払い残業代の請求において重要なポイントです。証拠がなければ会社は支払いに応じないかもしれません。請求を考えている方はまず証拠を集めることが大切です。成功の可能性を高めるために、少しでも多くの証拠を集めましょう。
どのような資料が有効な証拠となるのか、以下に10項目を挙げました。ひとつひとつ確認していきましょう。
3-2. 証拠1.雇用条件通知書など
「雇用条件通知書」や「雇用契約書」は、就業時間・基本給・残業代に関する取り決めなどが記載されているものです。何時以降の労働が残業になるのかの判断基準になるうえ、残業代計算にも使えます。
一方的に交付されている場合もあれば（通知書）、使用者とあなたとの契約というかたちになっている場合（契約書）もあるでしょう。どちらにしても入社当初に交わされていることがほとんどなので、確認してみましょう。
3-3. 証拠2.就業規則など
2つめは、就業規則です。就業規則は労働者が会社で働くうえでの「決まり」をまとめた書面であり、具体的には「就業時間」「時間外労働の有無」「休日」などが記載されています。
未払い残業代を請求する前に必要となる残業代計算において、必要となるものです。写し（コピー）を用意しましょう。
3-4. 証拠3.タイムカードや業務日報など
実際に残業をした時間を証明できる資料が必要です。代表的なのはタイムカードや業務日報でしょう。タイムカードや業務日報で労働時間が管理されている場合（記録が正しい場合）は、もっともよい証拠となります。
ただしタイムカードを押した後に残業しているなど、実態に即していない記録がされている場合は別の証拠が必要です。
3-5. 証拠4.パソコンの使用時間
業務で使用しているパソコンの、オンオフ時間（ログイン時間・ログオフ時間）も有効な証拠になります。パソコンが起動している時間は、労働していたと考えられることが理由です。業務で使用しているパソコンのオンオフ時間は、毎日メモで残しておくことをおすすめします。
3-6. 証拠5.メールの送受信履歴
メールの送受信履歴も、ひとつの証拠になります。会社のアカウントでメールを送った記録が残っていれば、その送信時間までは少なくとも会社に残っていたという証明になるためです。有効なのはあくまでも「業務に関するメール」であり、プライベートな内容のメールでは証拠になりません。
3-7. 証拠6.日記
日常的に日記などをつけている方は、これも証拠として使えることがあります。業務の内容や始業時間・終業時間などについて詳細の記録をしている場合、労働時間を算出する際の参考になるでしょう。
「日記」というかたちに限らず、備忘録として手帳などに詳細なメモを残している場合も同じく証拠になります。日記をつけることを習慣にするのもよいでしょう。
3-8. 証拠7.タクシーの領収書
残業をしており終電を逃してタクシーで帰った場合は、料金精算時に領収書をもらっておきましょう。ほとんどのタクシー会社では乗車時間帯が記載されるため、それが退社時間の証拠資料となります。出してもらった領収書は、紛失しないように保管しておきましょう。
3-9. 証拠8.残業指示書など
自分の判断による残業ではなく、上司の指示あるいは承認があって行われた残業であることを証明するための資料も重要です。たとえば「残業指示書」「残業を指示するメール」「残業の指示を受けた際に書いたメモ」「上司が残業を承認したことがわかる書面」などがあります。これらは証拠として有効であるため、きちんと残しておきましょう。
3-10. 証拠9.残業の内容がわかる書類やメール
残業中、実際に業務を行っていたことを証明するための資料も重要となります。「ただ残って遊んでいたのではないか」といった会社からの反論に対抗するためです。「残業中に送った業務に関するメールの送信履歴」「残業中に行った業務の内容がわかる資料」などが有効な資料となります。
3-11. 証拠10.収入がわかる資料
「給料明細書」「源泉徴収票」といった、収入がわかる書類も集めておきましょう。未払い残業代を計算する際に、基本賃金がいくらなのかを明らかにする必要があるためです。また、実際に残業代が未払いになっているということを証明する資料にもなります。
4. 証拠となりづらいもの
未払い残業代を請求するうえで有効な証拠になるものをリストアップしましたが、「証拠になりづらいもの」についても把握しておきましょう。「一生懸命集めておいたのに、結局証拠として使えなかった……」という事態を避けられます。まずは、証拠になりづらいメモから解説します。
4-1. 意味の分からないメモ
日記やメモも証拠になりますが、出退勤の時刻が列挙されているだけの簡素な内容である場合、内容が意味不明な場合や、なぐり書きで何が書かれているかわからない場合などは証拠になりにくいでしょう。出退勤の時刻と共に残業時間に処理した業務の内容を誰もが読める字で、意味がわかるように書くことが大切です。一度書いた日記やメモを後から修正してしまうと、内容の正確性を疑われてしまいます。メモは修正せずにそのまま残しておきましょう。
4-2. 業務以外のメール
残業中のメールの送受信履歴も証拠になりますが、有効となるのは業務に関する内容のメールです。私的なメール（家族や友人に送ったメール）の場合は、有効な証拠とはなりません。しかし場合によっては私的なメールでも証拠になるケースがあるため、念のため残しておきましょう。
5. 証拠が集まらない場合の対処法
有効な証拠を集めることが未払い残業代請求のカギを握っています。しかし、証拠が集まらない場合はどうすればよいのでしょうか。この章では、証拠がない場合の対処法を2つご紹介します。「未払い残業代を請求したくても証拠がない……」とお困りの方は、ぜひ参考にしてください。
5-1. 開示請求をする
開示請求とは、会社に対して証拠書類の開示を求めることです。会社は労働関係の重要書類（労働時間の管理に関する記録を含む）を3年間保管する義務を負っているため、通常であればタイムカードなどの記録を保管しています。その保管している記録を、開示するよう要請するということです。
開示請求は自分でできないこともありませんが、弁護士に依頼して行うのが一般的でしょう。証拠を改ざんされたり、破棄されたりといったリスクを考えても弁護士に相談するのが安心といえます。
5-2. 証拠保全命令の申し立てをする
開示請求を行っても会社が証拠を開示しない場合は、未払い残業代請求訴訟の準備として、裁判所に証拠保全命令の申し立てをする方法があります。証拠保全とは、訴訟を起こす前の準備として「証拠を確保」するための裁判手続きです。
申し立てを行うと、裁判官や裁判所書記官が会社へ証拠の提出を求めます。基本的には証拠の提出を拒む会社はないでしょう。この手続きは自分で進めるのは困難なケースが多いため、弁護士に相談・依頼をして行うことをおすすめします。
6. 未払い残業代請求で失敗事例から学ぶこと
未払い残業代の請求を成功させるには、失敗事例を知っておくことも大切です。失敗事例には、「弁護士などに依頼せず自分で行ったらうまくいかなかった」「労基署に申告したけれど動いてくれなかった」「時効があることを知らなかった」といったケースがあります。この章では失敗事例から学ぶ3つのポイントをまとめました。
6-1. 弁護士などに依頼したほうがうまくいく
未払い残業代を会社に請求するなら、法律のプロである弁護士に相談することをおすすめします。自分で請求できないわけではありませんが、交渉がうまくまとまらないケースも多いのが実状です。会社と直接やり取りしなければならないため、精神的な負担も大きいでしょう。
また、弁護士に依頼するほうが取り戻せる確立も上がります。取り戻せる額もアップすることが期待できるでしょう。弁護士に依頼することで会社の対応も真剣になるなど、さまざまなメリットがあります。
6-2. 労基署頼りでも解決しない
労基署に申告することで状況が好転することもあります。しかし労基署は多忙な機関です。なかなか動いてくれないケースや後回しにされるケースも多く、最後まで動いてくれなかったということも考えられます。
労基署に申告したからといってすべてが解決すると考えるのはおすすめできません。未払い残業代を取り戻したい場合は確実性が高く、手続きがスムーズな弁護士に相談しましょう。
6-3. 時効があることに注意する
未払い残業代の請求には「2年」という時効があります。2年より前に発生した未払い残業代は、原則として請求できません。時候があることを知らないと、請求できるはずだった過去の未払い残業代が減ってしまい、損をしてしまいます。
時効については労働基準法第115条で定められていますが、労働基準法の改正によって2020年4月以降に発生する残業代の時効は「3年」になることも知っておきましょう。
7. 残業代未払いは会社にどう罰則となる？
残業代の未払いによって会社が受ける「罰則」についてご説明します。まずは残業代未払いが法律違反であることを解説したうえで、「罰則が科せられる場合」「罰則を受けるまでの流れ」「罰則を受けるのは会社だけではないこと」についてご説明するので、知識として覚えておきましょう。
7-1. 残業代未払いは労働基準法違反
社員に残業をさせた場合、会社は社員に対して残業代を支給しなければいけません。このことは、労働基準法で定められています。
労働基準法は労働者を守るためにつくられた法律であり、会社に対してさまざまな義務を課している法律です。この法律で定められている義務を守らず残業代を支給しないことは、労働基準法違反にあたります。
7-2. 罰則が科せられる場合
残業に関する法律に違反すると、罰則を受けなければなりません。罰則の内容は「6か月以下の懲役」または「30万円以下の罰金」です。罰則の対象となるのは、主に以下のケースがあります。
・法定労働時間の上限を違法に超過しているケース
・時間外労働および休日労働の労使協定を結ばずに法定時間外労働をさせているケース
・時間外・休日・深夜労働に対する割増賃金が未払いのケース
7-3. 罰則を受けるまでの流れ
法律違反に対する罰則は、違反が発覚したからといってすぐに罰則適用となるわけではありません。まず労基署の立ち入り調査によって会社の法律違反が認められると、労基署は指導や是正勧告を行います。この時点ではまだ罰則は科せられません。
労基署が指導や勧告をくり返しても会社が対応しない場合や悪質な事案の場合に、書類送検されて罰則が科せられることがあります。労基署は、すべての違反企業に対処できない実情があることも知っておきましょう。
7-4. 罰則を受けるのは会社だけではない
会社は法律上「法人」として独立した人格が認められているため、罰則の対象となります。ただし会社に対して「懲役刑」を科すことはできないため、会社に適用される罰則は「罰金刑」のみです。
会社に対してだけではなく、会社の経営者や上司といった「個人」に対しても罰則は適用されます。この場合の罰則内容は、規定どおり「6か月以下の懲役または30万円以下の罰金」です。
8. まとめ
未払い残業代を請求するには、手順を理解して証拠を集めておくことが重要です。未払い残業代の請求を成功させるためには、自分で行うのではなく法律のプロである弁護士に依頼しましょう。弁護士に依頼することで成功確率を上げられるだけではなく、スムーズに必要な手続きができます。
ただし弁護士に依頼する場合、残業代請求の成功／不成功にかかわらず、最初に依頼するための着手金が必要な場合が多々あります。残業代請求が通るか分からない中で、弁護士に数十万円を最初に渡すのは抵抗がある方も多いかもしれません。
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