2019/12/27

【弁護士監修】未払い残業代請求の内容証明の書き方の細かいルールやポイントについて

執筆者 編集部
残業代関連

未払いの残業代があるときは、まず内容証明郵便を会社宛に送って請求するのが一般的です。内容証明郵便とは、誰が誰宛に、どんな内容の文章を、いつ送ったのかを郵便局が証明してくれる郵便です。
未払い残業代の支払いについて、会社と円満に話し合って解決できるのであれば、内容証明郵便は必要ありませんが、交渉がスムーズに進まない場合や早期に解決できる見込みがない場合は消滅時効による残業代請求権の消滅を防止するため直ちに内容証明郵便を送付する必要があります。
とはいえ、内容証明郵便をどのように書けばいいのか分からない方も多いことでしょう。そこでこの記事では、未払い残業代を請求するときの内容証明郵便の書き方の細かいルールやポイントを徹底解説します。
 

【監修】鎧橋総合法律事務所 早野述久 弁護士(第一東京弁護士会)

監修者プロフィール
・株式会社日本リーガルネットワーク取締役
監修者執筆歴
・ケーススタディで学ぶ債権法改正、株主代表訴訟とD&O保険ほか

1. 未払い残業代請求の内容証明の書き方

前述のとおり、内容証明郵便は、消滅時効による残業代請求権の消滅を防止するために送付するものです。将来裁判になった場合に時効中断の証拠として利用するために、当事者の特定、債権の内容及び発生時期の特定、請求の意思の明示など必要な内容を含んでいなければなりません。
そのためこの章では、まずは未払い残業代請求の内容証明の書き方を正確に理解できるようにご説明します。

(※前提知識としての残業代請求権の消滅時効、内容証明の役割、内容証明を出す時の形式面のルール・注意点については後述します。)

1-1. 勤務していた期間を最初に記載する

内容証明郵便の書き出しには、自分が誰であるのかを書きます。その際、いつからいつまでその会社の社員として働いていたのかを年月日まで正確に記載しましょう。
もし退職しておらず現在も在職中の場合は、「○年○月○日貴社に入社し、現在も貴社に勤務している者です」と記載することになります。
この後に残業代が未払いとなっている期間を記載する前提として、在職期間を明確にしておく必要があるので、この記載が必要になります。

1-2. 期間と残業合計時間を具体的に書く

次に請求する内容を特定して具体的に書きます。最低限、いつからいつまで残業代が未払いとなっているのかを年月日まで正確に記載しましょう。その期間中の合計残業時間と残業代の金額も特定して記載するのが望ましいといえます。
タイムカードが手元になかったりして算定できない場合は、「○年○月○日から○年○月○日までの未払い残業代を請求します。」と期間を特定して記載します。
請求する内容が特定できる記載でなければ、裁判になったときに内容証明で何を請求したのかを証明することができません。しっかり証明できるように、請求する内容を具体的に記載しましょう。

1-3. 期限を決めて振込先を記載する

最後に、支払い方法を指定して未払い残業代の支払いを依頼する文言を書きます。「いつまでに支払ってもらうか」ということと、「どこにどういう方法で支払ってもらうか」ということを具体的に記載しましょう。
「いつまでに支払ってもらうか」については、1~3週間程度先を目安として期限を決めて記載します。「どこにどういう方法で支払ってもらうか」については、振込みを依頼するのが一般的で、希望する受け取り口座を正確に記載してください。

1-4. 未払い残業代請求の内容証明の記入例

未払い残業代を請求する内容証明郵便を実際にどのように書けばいいのか、記入例をご紹介します。これはあくまで一例であり、他の書き方でも構いませんが、参考にしてください。

株式会社〇〇〇〇
代表取締役〇〇〇〇殿

拝啓

私は、○○年○○月○○日から○○年○○月○○日まで貴社に勤務していた者です。

○○年○○月○○日から○○年○○月○○日までの間、合計○○時間の時間外労働に従事しましたが、未だそれらに対する正当な賃金をお支払い頂いておりません。
そこで、私は、貴社に対し、上記時間外労働に対する賃金○○円の支払いを請求いたします。
つきましては、上記金員を本書面到達後14日以内に、○○銀行○○支店 ○○預金 口座番号○○ 口座名義人○○○○ に振り込む方法によってお支払いください。

万一、上記期限までにお支払いいただけない場合には、法的手段をとることになりますので、あらかじめご了承ください。

草々

(氏名)〇〇 〇〇

2. 未払いの残業代請求で前提知識として知っておくべき請求権の時効

内容証明郵便の書き方も大事ですが、未払い残業代請求を考えているのであれば、前提知識として、残業代など賃金の請求権には、各給料日の翌日から2年という請求時効がありることも知っておく必要があります。
つまり、各給料日の翌日から2年以上が経過した未払い残業代の請求権は時効によって消滅してしまいます。時効で消滅した未払い残業代は今後請求することができなくなるので、早めの行動が必要です。

(※なお参考情報ですが、2020年4月から施行される改正民法では全ての請求権の消滅時効が5年に延長されるのに対して、残業代の請求権の消滅時効は労働基準法によって2年のままとなります。
そのため、この不均衡を解消するために、厚生労働省は残業代の請求権の消滅時効についても延長することを検討中です。将来は5年に延長することを視野に入れて、まずは3年への延長を検討しているようです。)

3. 未払い残業代請求では内容証明が重要

会社と直接交渉を行うのであれば、わざわざ内容証明郵便を送らなくてもいいと思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。
たしかに、口頭や文書の手渡し、普通郵便での手紙の郵送でも請求の内容と請求する意思は相手に伝わります。しかし、未払い残業代を請求するうえで、それらの意義にとどまらない重要な意義が内容証明郵便にはあります。

3-1. 内容証明とは?

内容証明とは、郵便で送付する文書の一種で、誰が誰宛に、どのような内容の文書を、いつ送付したのかを日本郵便株式会社が公的に証明してくれるものです。郵便局で速達や書留、レターパックなどを送付するのと同じように、内容証明も郵便局で利用できるサービスの一つです。
内容証明は弁護士などの専門家でなければ送付できないものではなく、書き方や送り方のルールさえ守れば、一般の方でも内容証明を送ることができます。

3-2. 内容証明を送ることで時効の完成を阻める

前述したとおり、残業代の請求権には2年の消滅時効があるため、未払い残業代を回収するのに時間がかかると、請求できる残業代がどんどん減っていってしまいます。
しかし内容証明を送って請求すれば、時効が一旦停止し、そこから6ヵ月間は時効の成立を阻むことができます。内容証明を送った後で、じっくり会社と交渉することもできるので、内容証明の効果についてはよく理解しておきましょう。
また内容証明による請求後6ヶ月以内に、別途、労働審判や裁判を行えば時効がリセットされ、当初時効が完成するはずだった2年を過ぎても残業代を請求ができるようになります。

3-3.いつ誰が請求したかを残せる

請求は口頭でおこなっても法的には有効です。未払い残業代を請求することを会社に対して言えば、理論上は時効が一旦停止します。しかし、それを証明する証拠がなければ「いつ、誰が誰に請求したか」ということが不明確になってしまい、裁判をしたときに不利になる恐れがあります。
こちらがきちんと請求していても、口頭による請求では相手の認識がずれる可能性もあり、証拠がなければ証明することができません。内容証明を送ることで、「いつ、誰が誰に請求したか」を明確に証明することができるのです。

3-4. 裁判で証拠となる

口頭や単なる文書によって催告をして会社と話し合いをしていても、いざ裁判になると会社側が突如として「請求されていない」「請求書など受け取っていない」と否認し出す場合があります。否認されると、いつ、誰が誰に請求をしたのかを証明しなければ残業代の請求権が時効で消滅してしまい、裁判で負けてしまう恐れがあります。
しかし、内容証明郵便を送っておけば裁判で証拠として使用できます。いつ、誰が誰に請求したのかを明確に証明できるので、相手の否認を覆し、時効を中断させることができるのです。

4. 内容証明の形式面のルールと注意点

上記のほか、内容証明には書き方や送り方についてさまざまな細かい形式面のルールが定められています。送付するときには、すべてのルールが守られているかどうかを郵便局の窓口の担当者が精密に確認します。
守られていない点があれば内容証明として取り扱ってもらえないので、正確にルールを守らなければなりません。最初はルールが難しく感じるかもしれませんが、形式的なことばかりなので、一つひとつ確認しながらやれば難しいことはありません。

4-1. 1行の文字数と行数の制限が決まっている

1行あたりの文字数と行数の制限は、縦書きか横書きかによって異なります。縦書きの場合は「1行20字以内、1枚26行以内」です。横書きの場合は、「1行20字以内、1枚26行以内」の他、「1行13字以内、1枚40行以内」「1行26字以内、1枚20行以内」の3種類の中から選べます。
文字数を数える際には、記号等に注意が必要です。「%」は1字、「㎡」は2字、「㎏」は2字となります。これらのルールを守っていないと、郵便局で内容証明として取り扱ってもらえないので、くれぐれも注意しましょう。

4-2. 誤字脱字をした場合は作成しなおす

誤字や脱字が見つかったら、訂正や挿入、削除をすることができます。
方法は、訂正する字数と訂正箇所を欄外か末尾の余白に記入した上で押印します。
挿入、削除する場合も同じです。ただし、重要な文書なので訂正印がないほうが好まれるため、できる限り初めから書き直すことをおすすめします。
ただし、訂正印を何回使用しても、ルールが守られていれば内容証明として有効です。郵便局でも受け付けてもらえますし、裁判で証拠として使うこともできます。
こういった書き直しの手間を避けるため、内容証明は手書きでなくパソコンで作成するのがよいでしょう。
今は、電子内容証明というインターネット上で内容証明郵便を作成・発送できるサービスもあります。これを利用すれば、郵便局に行かなくても内容証明郵便を発送できるので、日中に仕事をしている方や郵便局が遠い方などの場合、非常に便利です。

4-3. 使用できる文字や記号

内容証明で使用できる文字や記号は以下のとおりです。一般的に文書で使用する文字や記号はほとんど使用できます。

・仮名、漢字
・数字
・英字(固有名詞に限る)
・括弧
・句読点
・その他一般に記号として使用されるもの

なお、句読点は内容証明内で統一するように注意しましょう。横書きの場合に「,」を使用する方もいると思いますが、その場合は「,」で統一してください。「、」や「,」が混合していてもルール違反ではありませんが、相手からの印象が良くありません。

4-4. 2枚以上になる場合は契印が必要

内容証明の文書が2枚以上になるときは、改ざんを防ぐために契印が必要になります。文書をホチキスで留めた後、ページを開いたつづり目に契印を押しましょう。
契印に使用する印鑑は、差出人本人の印鑑である必要があります。ただし、差出人が1名のみであれば、「契印」などの印章を使用することもできます。
なお、契印とよく似たものに割印というものがあります。割印は、2つ以上の別の文書が関連していることを示すためにそれぞれの文書にまたがるように押印するものです。
契印とは、1つの文書が2枚以上になるときにこれらが一つの文書であることを示すために押印するものです。混同しないように注意しましょう。

5. 遅延損害金も合わせて請求する場合

未払い残業代を請求するときには、遅延損害金も合わせて請求できることをご存知でしょうか。支払うべきものを支払わないでいると、利息が付きます。残業代も未払いになっていると、支払われるまで利息が付くのです。
銀行の預金利息はわずかなものですが、未払い残業代にはどれくらいの遅延損害金が付くのでしょうか。詳しくみていきましょう。

5-1. 遅延損害金とは?

労働者が働いた時間の分だけ、会社は賃金を支払う債務があります。支払うべき賃金を支払わないことは債務不履行にあたります。労働者は残業代を含む賃金で生計を立てています。賃金が正当に支払われなければ、労働者は予定していた生活費を得ることができず、生活が困窮するという損害を受けます。
会社の債務不履行によって労働者に損害が発生した場合は、損害賠償請求をすることができます。支払うべき金銭を期限までに支払わないことで発生した損害に対する賠償金が「遅延損害金」です。遅延損害金として請求できる金額は、未払い残業代金額に年利6%をかけた金額です。ただし、勤務先が営利を目的としない組織の場合の年利は5%になります。
退職後も未払いが続いている場合は、「賃金の支払の確保等に関する法律」によって年利が14.6%と定められています。
なお、残業代の計算には細かい決まりがあるため、一般の方が計算すると間違う恐れがあります。未払い残業代の金額の計算を間違うと、遅延損害金の計算も間違ってしまいます。請求額を正確に算定するためには、労働問題になれている弁護士に相談するのがおすすめです。

5-2. 遅延損害金を請求する場合の内容証明記入例

遅延損害金を内容証明に記入して請求する場合の記入例をご紹介します。先ほどご紹介した記入例の中で、「つきましては」以降の文面を以下のように変更します。これもあくまでも一例に過ぎず、他の書き方もありますが、参考にしてください。

参考例)

つきましては,○○円(未払い残業代と退職日までの年5%または6%の割合による遅延損害金の合計額)及びうち○○円(未払い残業代のみの金額)に対する退職日の翌日である○○年○○月○○日から支払済みまで年14.6%の割合による遅延損害金の合計○○円を、本書面到達後14日以内に、○○銀行○○支店 ○○預金 口座番号○○ 口座名義人○○○○ に振り込む方法によってお支払いください。

5-3. 内容証明を送るときの注意点

内容証明の書き方のルールは既に解説しましたが、送り方についても細かいルールが定められています。郵便局から内容証明を送ることになりますが、送り方についてもすべてのルールを守らなければ内容証明として取り扱ってもらうことができません。
やり直すために何度も郵便局に行かなくてすむように、ルールを守ってしっかり準備をしておきましょう。

5-4. 内容証明以外は同封できない

内容証明を送る封筒に入れることができるのは内容証明の文書1通のみと決められています。
物品はもちろん、内容証明以外の書類や返信用封筒なども一切同封することはできません。未払い残業代を請求するためには計算書や証拠書類、証拠物品などを同封したくなるかもしれませんが、それはできないので注意してください。
内容証明は、消滅時効の完成を防止するための請求さえできれば役割を果たすことができます。計算書や証拠類を相手に示す必要があれば、その後に交渉する際に提示しましょう。

5-5. 封筒に封はしないで郵便局に持っていく

内容証明を送るための封筒は、あらかじめ宛名を書いたものを準備して郵便局に持っていきます。ただし、持っていくときに封をしないように注意しましょう。
内容証明を送る前には郵便局の窓口の担当者が文書を見て細かく確認をします。封がしてあると封筒を空けなければならないので、改めて封筒を準備しなければならなくなります。
確認されるのは、文字数や行数のルールが守られているか、契印が押されているかなどの形式的な面だけです。請求する内容が特定できているかといった記載内容や誤字脱字については自己責任となるので、しっかり作成しましょう。

5-6. 同じものを3部用意して持っていく

内容証明を郵便局に持っていくときは、全く同じものを3部(会社に送付する1部と、そのコピー2部)作って持っていく必要があります。なぜ3部必要なのかというと、相手に送るために1部、郵便局で保管するために1部、自分用の控えとして1部が必要になるためです。
3部とも全く同じように作成してください。パソコンで作成する場合は3部をプリントアウトすればいいので簡単ですが、手書きの場合は要注意です。3部を別々に書くのではなく、1部書いたものを2部コピーするか、カーボン紙を使って3部作るようにしましょう。

5-7. 内容証明を差し出せる郵便局か事前に確認する

郵便局に行く前に、その郵便局が内容証明を差し出せる郵便局かどうかを確認しておきましょう。
内容証明はどこの郵便局でも出せるわけではなく、取り扱っている郵便局は限られています。行こうと思っていた郵便局が内容証明郵便サービスに対応していない場合は、対応している郵便局を探す必要があります。
内容証明サービスに対応している郵便局は、日本郵政グループのホームページで探すことができます。お住まいの地域にある郵便局を検索した画面で、利用条件として「内容証明」にチェックを入れると、内容証明郵便サービスに対応している郵便局のみが表示されます。
身近に内容証明に対応している郵便局がない場合は、電子内容証明(インターネット上から出す内容証明)があるので使用してみることをおすすめします。ただし従来の内容証明とはルールが違うので注意が必要です。

5-8. 配達証明をつけることは必須

郵便局で内容証明の送付を依頼するだけでは「配達証明」はつきません。内容証明を送るときは、必ずオプションで配達証明をつけましょう。
配達証明とは、郵便物を配達したことを郵便局が公的に証明してくれるサービスです。このサービスによって、送った文書を相手が間違いなく受け取ったことと、いつ受け取ったかを証明することができます。
つまり、未払い残業代の請求文書を配達証明つきの内容証明郵便で送ることで、間違いなく請求をした事実と、いつ請求したかを証明する証拠を残すことができるのです。それによって相手の言い逃れを防ぐこともでき、裁判でも証拠として使うことができます。

6. 未払い残業代の請求は弁護士へ依頼しよう

未払い残業代の請求は自分でもできますが、弁護士に依頼するのがおすすめです。ほとんどの人は、未払い残業代を請求するのは初めての経験になるでしょう。
支払ってもらっていない残業代を請求するだけと考えると単純なようにも思えますが、いざ請求するとなるとさまざまな難しい問題もあります。よく分からないままやみくもに請求しても会社には相手にされない恐れがあります。

6-1. 弁護士に依頼するメリット

残業代の未払いを請求するためには、請求する金額を正確に計算しなければなりません。しかし、計算式は複雑ですし、どこまでが残業に含まれるのかが一般の方にはよく分からないという問題もあります。弁護士に依頼することで、正確に残業代を計算してもらうことができます。
自分で会社に請求すると感情的になったり、逆に相手に圧倒されて言いたいことが言えなかったりする恐れもありますが、弁護士に依頼すれば、冷静で法的に適切な対処によって解決が期待できます。
また会社によっては、弁護士が付いていないと、まともに対応しないケースもあります。さらに会社側が顧問弁護士を雇っている場合には、こちらが圧倒的に不利になってしまいます。
しかし弁護士に依頼すれば対等に応対ができるので、会社側の対応も変わってきます。そのため、弁護士に依頼するのがおすすめです。

6-2. 弁護士に依頼するデメリット

弁護士に依頼すると、費用がかかります。一般的には依頼するときに着手金を支払い、最後に成功報酬を支払う形になります。
その他に実費も適宜支払う必要があります。相場としては、着手金が10~20万円程度、成功報酬は回収した未払い残業代の16%程度です。安くない費用がかかりますが、会社から不当に残業代を値切られたり、交渉が進まないまま時効期間が過ぎてしまったりする恐れがあることを考えると、早めに依頼するのがおすすめです。

7. まとめ

未払い残業代を請求するためには、まず内容証明郵便を会社宛に送ることが大切です。ただ、書き方や送り方にはさまざまな細かいルールがあります。裁判で証拠として使うためには請求内容を正確かつ具体的に明記しなければならないので、慣れない方にとっては大変でしょう。だからこそ、早めに弁護士に相談することをおすすめします。

ただし残業代請求が通るか分からない中で、弁護士に数十万円を最初に渡すのは抵抗がある方も多いかもしれません。

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